摘要:内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物,是现代企业管理的重要手段,也是企业生产经营活动赖以顺利进行的基础。规范企业内部控制建设,对于改善我国企业的内部控制现状,保证会计信息的质量,完善公司治理和信息披露制度,保护投资者的合法权益并保证资本市场的有效运行具有十分重要的意义。
关键词:内部控制制度,必要性,企业
目前,在我国企业中,有一部分单纯追求销量和利润最大化,忽视了企业内部控制管理,管理思想僵化弱化,使企业内部管理局限于生产经营型管理格局之中,然而,导致企业内部控制制度执行不严,贯彻落实流于形式,内控制度作用没有得充分的发挥,另一方面,受企业内外环境的影响使得建全企业内部控制制度受到了影响。
内部控制制度是现代管理的产物,是企业单位内部各职能部门和工作人员之间在处理经济业务过程中,相互联系而又相互制约的一项职责分工管理制度,其目的在于保证企业生产经营活动的正常进行,防止可能产生的错误与漏洞,因而内部控制制度是加强经济管理、提高工作效率、保护财产安全、保证会计核算资料真实、正确的有效手段,如果一个企业没有比较健全的有效的内部控制制度,就极容易产生弊病和形形色色的问题,也是企业管理的最大漏洞。
一、企业内部控制制度的涵义
所谓内部控制是指企业为了保证财务报告的可靠性、经营的效率和效果及对法律法规的遵守,由治理层、管理层和其他人员设计和执行的政策和程序。广义的讲一个企业的内部控制是指企业的内部管理控制系统,包括为保证企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施。内部控制的职能不仅包括企业最高管理当局用来授权与指挥进行购货、销售、生产等经营活动的各种发生、方法,也包括核算、审核、分析各种信息资料及报告的程序与步骤,还包括对企业经济活动进行综合计划、控制和评价而制定或设置的各项规章制度。因此,内部控制贯穿于企业经营活动的各个方面,只要存在企业经济活动和经营管理,就需要有相应的内部控制。
二、企业内部控制制度的必要性
(一)市场经济健康发展的迫切需要
内部控制作为公司治理的关键环节和经营管理的重要举措,在合理保证企业战略目标的实现,保护资产的安全完整,会计信息的真实可靠中起着至关重要的作用,为了推进企业内部控制制度建设我国政府主管部门出台了一系列指导文件,尤其是财政部、国资委、证监会、审计署、银监会、保监会于2006年7月15日联合发起了企业内部控制制度标准委员会,这对尽快建立起我国企业的内部控制标准具有积极意义。
(二)与国际接轨的迫切需要
国际资本市场大力强化内部控制,内部控制存在缺陷是导致企业经营失败并最终铤而走险,欺骗投资者和社会公众的重要原因。以萨班斯法案为代表,许多国家开始通过立法强化企业内部控制,内部控制日益成为企业进入资本市场的“入门证”和“通行证”。我国也不例外,随着经济发展的水平及实力逐步增强,越来越多的中国企业进入世界资本市场,我国境外上市企业纷纷花巨资聘请海外机构设计内部控制制度,以适应上市地的监管要求。
(三)有助于杜绝财务造假案的发生
20世纪末以来,国内外经济领域频繁曝光财务造假丑闻,如美国的“安然”、“世界通讯”财务舞弊案是震惊世界的事件;我国的“银广夏”、“郑百文”的会计造假事件也有很坏的影响,尽管这些造假丑案发生的背景不尽相同,原因较为复杂,但内部控制存在缺陷是其中一个重要的原因,是一个共性问题,一些企业由于内部控制制度不健全,或者执行内部控制不力,不仅在外面被欺诈,蒙受巨大损失,而且在内部被人利用,弄虚作假,侵吞国家和集体的财产,坑害投资者,造成了恶劣的影响,这些教训是深刻的,它从反面促使人们意识到建立和完善企业内部控制对企业经营具有举足轻重的作用。
(四)实现企业科学管理的需要
科学管理是现代企业制度的重要特征之一,其含义是建立和完善包括科学的领导制度和组织管理制度在内的企业内部管理制度,而财务会计管理制度又是企业管理制度的重要组成部分,会计管理涉及企业生产经营的各个环节、各项经营活动。科学的内部控制制度,能够合理地对企业内部各个职能部门和人员进行分工控制、协调和考核,促使企业各部门及人员履行职责、明确目标,保证企业的生产经营活动有序、高效地进行。建立一套科学的内部控制制度不仅能够极大地提升管理水平,也保证企业科学管理要求的实现。
三、现行企业中内部控制存在的主要问题
(一)对内控认识不足,内部控制制度不健全
许多企业对内部控制的理论缺乏认识,甚至对内部控制还存在误解,对内部控制制度的内涵还不十分清楚,没有建立起规范化的操作程序,工作透明度不高,一人办事、一人了结的情况相当普遍,使许多内部控制制度成为一纸空文或形同虚设。
(二)内部控制制度缺乏科学性和连贯性,难以发挥应有的功效
我国有许多企业虽然建立了内部控制制度但仍缺乏科学性与合理性,如一些企业受利益驱动,重经营,轻管理,自我防范、自我约束机制尚未建立起来,内部控制的组织网络不健全,控制制度的健全让位于业务发展,以至于既定的内部控制制度失控。还有些企业对外部环境和经济业务等变化缺乏预见性,导致其管理滞后,没有能够及时制定出相应的处理程序和制度。
(三)会计人员整体素质不高
当前,我国会计工作中信息失真问题较为严重。有的没有严格的复核审批制度;有的单位账证、账账、账表、账实不符;有的单位现金管理不符合规定,坐支现象普遍,资金管理严重失控;有的单位负责人擅自对外投资,导致投资盲目性。这些现象主要是由于现阶段我国企业管理人员素质不高,企业监督意识不强,使内部控制制度不能发挥应有的作用。
(四)监督机制不全
目前,有很多企业监督评审主要依靠内部审计部门来实现,而有些企业的内部审计部门隶属于财务部门,或与财务部同属一人领导,内部审计在形式上就缺乏应有的独立性。另外,在内审的职能上,很多企业的内部审计工作仅仅是审核账目,而在内部稽查、评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行职能的效率等方面,却未能充分发挥应有的作用。一部分企业虽设立了审计部门,但由于体制不顺,使企业经营活动的各项内部管理制度监督执行不力,权利缺乏制衡和监督,决策者只有权利而没有明确的责任。
四、加强企业内部控制制度建设的主要对策
(一)改善公司治理结构,完善企业的控制环境
企业的控制环境直接影响到企业内部控制的贯彻和执行,要改善企业内部控制环境,首先要做好如下几项工作:
1.加快现代企业产权制度改革
内部控制能否真正成为管理者的内在需求,有着更深层次的原因,这就是产权制度。只有加快产权制度的改革,真正实现“产权明晰、权责清楚、管理科学、政企分开”的现代企业制度,才能从产权制度上保证内部控制建设制度化。一要强化董事会在公司治理结构中的主导地位,突出董事会在建立和完善内部控制体系中的核心作用;二要实行独立董事制度,引入外部独立董事,以期对内部人形成一定的监督制约力;三要明确董事会的内部分工,设立专门委员会,对企业一系列重要的经营活动发挥内部控制的监控作用。
2.大力发展职业经理人市场
必须大力发展职业经理人市场,以完善现代企业制度。发展经理人市场一方面会使这些高级职业人才之间展开竞争,不断地提高自身素质;另一方面借助市场机制,对公司高级职业人才进行约束,一旦他们因欺诈、舞弊等行为而被公司解雇,他们将很难重返市场,企业可以在经营者的竞争中择优选取企业家。
3.要有先进的管理控制方法
管理控制方法作为管理当局对其他人的授权使用情况直接控制和监督整个公司活动的一种方法,包括制定企业各项管理制度、编制各项计划、业绩与计划考评、调查与纠正偏离期望值的差异等。再先进的管理控制方法,还需辅以积极的人事政策,才能引进一批具有高素质、掌握先进管理方法的人才队伍,以改善企业的经营管理观念、方式和风格。
(二)执行严格的控制活动
控制活动是确保管理层的指令得以实现的政策和程序。控制活动存在于在整个企业内的各个阶层与各种职能部门。涉及的控制对象包括人、财、物、产、供、销等各个方面。
1.明确工作流程
明确每个岗位的职责,自动地相互检查另一个人或更多人的工作,从而达到相互牵制的目的。企业为每个部门、每一个岗位设计工作流程图,明确规定每个部门、每个人应该做什么、如何做、何时做以及正确进行工作的结果等。工作流程图将管理的过程进行了标准化。
2.加强凭证与记录控制
实行凭证保管、收款与会计记录人员的岗位分离,对所有凭证(包括发票、支票、收据、工时记录等)进行预先连续编号。编妥的凭证应及早送交会计部门,保证全部收入、结算款项等及时准确入账。
3.控制资产保护与记录
重要的措施是采用实物防护措施,比如将存货存入仓库以防偷盗、对货币、有价证券等资产的安全存放、对凭证和记录进行实物安全保护等,能够有效降低由于凭证和记录的丢失而重新建立所需支付的成本。
4.进行有效的绩效考评
定期举行绩效考评。绩效考评作为对工作目标完成情况的事后控制,不仅可以总结一定时期的工作成果,同时也是发现问题、改进工作的过程。通过绩效考评,配合一些必要的奖惩措施,将整个工作目标与个人工作业绩考评紧密地联系起来。
(三)完善公司的内部相关规章制度
企业内部控制制度的建立与实施,是一项系统工程,应涵盖公司全部的重要活动,应健全如下规章制度。
1.推行职务不兼容制度
企业内部主要不相容职务有:授权批准、业务经办、财产保管、会计记录和审核监督。这五种职务之间应实行如下分离:(1)授权批准职务与业务经办职务相分离;(2)业务经办与审核监督职务分离;(3)业务经办与会计记录分离;(4)财务保管与会计记录相分离;(5)业务经办与财产保管相分离。
2.杜绝高层管理人员交叉任职制度
企业高层人员交叉任职的直接后果是企业董事会与经营班子之间权责不清,制衡力度不足。在企业经营过程中,对资金调拨、资产处置、对外投资等方面缺乏应有的监控与制衡作用。
3.加强授权审批控制
授权管理的基本要求是:应明确一般授权与特殊授权的界限与责任,避免责任不清,一旦出现问题又难咎其责的情况发生;要明确各类经济业务的授权批准程序,避免越级审批、违规审批情况发生;要建立检查制度,以保证授权所处理的经济业务的工作质量。
4.引进全面预算管理
一切经济活动都围绕企业目标的实现而开展,全面预算靠的是企业内部管理体系,着眼于企业目标、落实业务活动的价值控制。
(四)提高会计人员的素质
会计人员是会计工作的主要承担者,充分发挥其积极作用对于内部会计控制至关重要。会计人员的诚实状况、敬业精神、业务知识以及工作能力、创新能力等方面素质的优劣,是内部控制有效与否的决定因素。如果人员的政治素质与业务素质不高,并且粗心大意,对内部控制的程序措施和方法理解错误、判断失误、曲解等都会造成内部控制失效。因此,提高财会、审计部门专业人员的知识水平和专业胜任能力, 特别是以诚信为标志的职业道德水平显得尤其重要。
如何提高会计人员的素质,我们应从以下几方面着手:首先,会计工作是一种专业性很强的工作,要当一名称职的会计工作者,不仅要有崇高的职业道德境界,而且要掌握会计理论知识和业务技能,学习会计法律、法规和制度;善于运用经济方法和法律手段,解决会计工作中的各种问题。专业人员必须要有良好的职业道德、广博的知识水平、精湛的业务能力,不断更新知识,才能及时应对客观环境的变化,准确把握政策的精神,切实贯彻相关的制度,把本单位的内部会计控制工作做好。其次,会计人员应深入学习《会计法》,不断接受法制教育,加强自身思想品德修养,逐步完善自己的品行,忠于职守,坚持原则,树立遵纪守法,廉洁奉公的良好形象。再次,应全面实施会计人员继续教育和培训制度,重点是实行会计人员从业资格证书制度。应完善会计人员继续教育和培训制度,包括会计人员职业道德教育、会计理论和实务教育两方面的内容。最后,制定符合企业自身发展需要的人才管理机制。控制是对舞弊的防范,控制是对人的行为约束、对人的权力限制,要使内部会计控制的功能得到有效的发挥,需要有高素质的人才作保证。
(五)加强内部控制的监督与评审
要确保内部控制制度有效执行必须施以恰当的监督,可以是持续性的或分别单独的。在监督评审活动和缺陷的纠正方面应当加强的主要工作有:
1.企业应当建立有效和全面的内部审计机构
内部审计部门的设置,应独立于其他职能部门,并直接向董事会或审计委员会负责,内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价内部控制制度以及企业内各组织机构执行指定职能的效率等。
2.在内部控制的监督上,要克服重程序轻监督的倾向
要加强对企业法定代表人的内部控制监督,还要加强对企业部门管理和关键岗位管理人员的控制监督,以健全内部控制。
3.抓好内部控制评审
开展内部控制的评审,应从检查内部控制制度入手,督促其按章办事。随着企业内部结构、外部环境的巨大变化,企业应不断确立新的控制点,废除、修订旧的规章制度,完善各项规章制度,方能满足实现内部控制的需要。
4.强化对内部控制的检查与考核
必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看企业内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有什么问题,可能产生什么后果。对严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。
五、总结
加强企业内部控制,是企业的基础工作,也是企业生存和发展的保障。现代企业制度要求企业建立完善的内部控制制度,而完善的内部控制制度能够有力地促进现代企业制度的建立及有效实施。随着网络技术为代表的IT技术的发展和使用,使得会计信息系统需要更为严密的管理和控制,会计信息的产生只有在严格的内部控制下,才能保证其可靠性和准确性。同时,也只有在严格的内部控制下,才能保证会计信息高效地传递和便捷地运用。
