摘 要：随着信息网络技术的不断发展，再加上人力资源与社会保障档案管理需求的不断提高，自动化办公必然应用在人力资源与社会保障档案管理中，但是在实践过程中，需要重视应用注意事项，本文正是为了总结这些关键点，从自动化办公的概念和特点介绍出发，进而提及应用过程中所应思考的几点问题。
关键词：期刊论文,自动化办公,人力资源,社会保障,档案管理
一、前言
人力资源与社会保障业务档案是民生档案的重要组成部分，它涉及劳动者的基础信息、就业信息、保险信息等，这些信息和材料有的要伴随劳动者的一生，关系着劳动者权益的准确记录并最终影响其能否享受社会保险待遇等切身利益。现行的公共就业服务与社会保障资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出了公共就业服务与社会保障资料电子化管理和处理的要求。自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用已经成为必然趋势。
二、自动化办公的概念
自动化办公即办公自动化(Office Automation，简称OA)，采用基于WEB的企业计算平台，将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
三、自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用思考
(一)传统人力资源与社会保障档案管理的不足
随着信息化的普及，人力资源与社会保障档案管理也基本采用了自动化办公方式，以提高档案管理的有效性。但是在应用过程中，也还存在很多不足。但是，各类就业服务和社会保障的相关纸质实体资料(例如人力资源登记表、单位调动函、医疗报销单等)由各区县社保部门和职介所保存在各自的档案室中;同时这些资料处在不断的更新之中。在办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料传递速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。导致自动化办公没有充分发挥其应有的作用。
(二)人力资源与社会保障档案管理自动化操作
1.掌握自动化办公的特点
自动化办公是相对于传统办公的一个概念，强调的是办公的便捷，高效。我国的自动化办公软件非常之多，比如泛微、索昂、致远等，无论哪种自动化办公软件都应该具备最基本的特点。
第一、易用性。自动化办公软件必须让所有员工都能够接受，并受到所有员工的青睐，那么易用性就是前提。作为一种常用性软件，操作使用过程不能太复杂。不过所有软件的使用都需要一个学习的过程，但是每个员工都具备基本的上网技能，所以，自动化办公遵循了易用性特点，根据员工的基本技能进行设计。第二、健壮性。自动化办公需要容纳超大容量的信息以及用户，而且具有高并发应用时的稳定度。所有员工在使用同一种软件时，要保证软件的稳定可靠，特别是集团性企业，软件更是要具备这一功能，否则，即便是出现小小问题也能引发严重后果，造成重大损失。而和网络相结合，最能实现这一特点，将稳定以及可靠责任推之于硬件以及网速。
2.提高思想认识，加强组织领导
人力资源与社会保障档案管理部门所有人员包括领导和职工，都需要提高思想认识，主要是要有先进的管理思想，突破传统的工作思维定式，要珍惜单位部门给予的各种培训，认真学习，做现代化新人。而领导在信息化建设过程中发挥着极为重要的带头作用，更需要有不断进步的思想，要勇于引进先进的设备和系统，并引进相关管理人才，开展各种培训学习活动，提高全员使用自动化办公系统的能力。还要注意自动化档案管理的严密性。自动化办公需要统一的信息平台，而且还需要相对独立的部门信息空间。因此，软件不仅要实现用户、角色以及权限上的三维管控，还需要实现信息数据上的大集中和小独立的和谐统一，即需要实现用户、角色、权限以及数据的思维管控，具备全面管理的功能。
3.选择实用高效的自动化办公系统
自动化办公系统软件功能需要和管理实务紧密结合，才能体现实用性，否则，对于管理将会失去意义，企业需要发展，管理也在不断变化，软件需要满足企业的相关实用需求，这便是自动化办公的特点之一。现有的档案系统一旦不能满足档案管理的需求，就需要进行改造升级。作为较具水平的档案管理系统，不仅要具有档案存储、查找、借阅等基本功能，还应该建立和社保、劳动等部门的接口，以实现档案信息的实时在线共享，给予档案使用者便利，还能够降低档案管理人员的工作量。另外还可以通过档案目录信息的录入，实现档案电子信息和介质信息、的双交接，减少了档案转交时遗漏现象的发生，同时也减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率。档案管理系统还具备图像、录音、录像等多媒体方式管理，通过图纸扫描、媒体制式转换等方式，逐步实现实物档案的全电子化管理，使档案管理水平提高一个新的台阶。可见，选择一个使用高效的自动化办公系统极为重要，并且要有较强的改造发展空间为佳。
4.重视自动化办公系统的维护和升级
注重办公系统的开放性和维护。自动化办公软件可以和其他软件系统完成必要的关联性整合应用。没有任何一种软件能够独立完成所有方面的管理需求，因此，软件之间需要相互联合，或者进行技术方面的整合。作为更新极快的人力资源与社会保障档案管理部门，其面对的是数以万计的各种档案以及相关资料，办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，稍有疏忽就会出现严重错误，甚至无法挽救，所以，自动化办公系统必须保证安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重视自动化办公系统的维护和升级，维护是为了加强安全，提高其可靠度，而升级则是为了满足档案管理需求。
5.加强自动化办公档案管理监察工作
人力资源和社会保障为两网化建设，要建立和健全两个部门的监察协管员管理、用人单位信息采集、网格巡查等制度，以实现规范化、科学化档案管理。为及时、快速、妥善处置因人力资源和社会保障权益问题引发的突发事件，要制定并不断完善和健全突发事件处理机制，确保突发事件在最短时间内得到处置，处置信息及时向有关部门反馈。
四、总结
基于信息技术的飞速发展和人力资源与社会保障政策的完善，自动化办公在其中的应用也普遍化，作为人力资源与社会保障服务一体化平台之一的自动化办公系统，给工作人员带来了便利，减少了其工作量，同时也提高了工作效率，提高了该部门的服务水平。但是在实践过程中，也还存有一些不足，比如软件系统的安全性、可靠性问题，信息资料更新的及时性问题，系统的升级扩展以及维护性问题等等，都是自动化办公应用过程中所要正视的。因此，本文主要思考了自动化办公在人力资源和社会保障档案管理中的应用，所要注意的几大问题，希望对相关人士能够起到一定的参考作用，这也是本文的最大意义所在。(作者单位：中共河北省委党校)
参考文献：
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